Hvilke klausuler og politikker er nødvendige?
Klausuler og Politikker
Ansættelsesretlige klausuler og politikker er elementer i ansættelsesforhold, og de kan have betydelig virkning for både arbejdsgivere og de ansatte. Disse elementer kan omfatte en række forskellige betingelser og begrænsninger, som varierer fra virksomhed til virksomhed og fra land til land.
Ansættelsesretlige klausuler og politikker kan f.eks. omfatte kontraktmæssige begrænsninger i relation til ansatte, fortrolighedskrav, konkurrenceklausuler og ejerskab til intellektuelle rettigheder.
Derudover kan virksomheder have politikker og tillæg til ansættelseskontrakten, der beskriver ansættelsesforholdets vilkår, herunder arbejdsplaner, ferie, sygefravær, løn, pensionsordninger og andre ydelser, som virksomheden tilbyder ansatte som en del af deres ansættelse.
I de følgende afsnit vil vi redegøre for nogle af de vigtigste ansættelsesretlige klausuler, politikker og tillæg, der typisk anvendes i ansættelsesforhold, og deres betydning for arbejdsgivere og ansatte.
Kunde- og konkurrenceklausuler
Hvad er kunde- og konkurrenceklausuler?
I ansættelsesforhold gøres sommetider brug af klausuler. Klausuler kan få betydning, hvis medarbejderen stopper i stillingen, da der kan sættes begrænsninger, for hvilken ansættelse medarbejderen efterfølgende kan påtage sig, eller hvilke kunder medarbejderen kan henvende sig til i sit nye job. Der er en række betingelser, der skal være opfyldt for, at klausulerne vil være gældende.
Konkurrenceklausuler
En konkurrenceklausul er en aftale, der indgås mellem en arbejdsgiver og en særligt betroet medarbejder, hvori det aftales, at medarbejderen ikke må tage ansættelse i en virksomhed, som er direkte konkurrent til den tidligere arbejdsgiver, eller i hvilket omfang medarbejderen efter ophør af ansættelsesforholdet må drive en konkurrerende virksomhed.
Der er en række betingelser, herunder om kompensation, der skal være opfyldt, for at en konkurrenceklausul kan gøres gældende.
Kundeklausuler
En kundeklausul er ligeledes en aftale, der indgås mellem en arbejdsgiver og medarbejder, hvori det aftales, at medarbejderen – ved sin fratræden og en aftalt periode på højst 12 måneder herefter – ikke må tage arbejde hos sin tidligere arbejdsgivers kunder eller forretningsforbindelser.
Aftalen kan også bestemme, at medarbejderen ikke må tage, hverken direkte eller indirekte, erhvervsmæssig kontakt med sin tidligere arbejdsgivers kunder eller forretningsforbindelser.
Også i forbindelse med kundeklausuler er der en række betingelser, der skal være opfyldt, og der skal betales kompensation til medarbejderen.
Ændringer i arbejdet
En arbejdsgiver leder og fordeler arbejdet, og arbejdsgiveren kan derfor ændre, hvad medarbejderen skal lave, hvornår og hvordan. Men der er ikke fuldstændigt ”frit slag”, og sommetider kræver ændringer i arbejdet et kortere eller længere varsel, før en ændring kan træde i kraft.
Ændringer, som ikke medfører nogen særlig ulempe for medarbejderen, kræver ikke varsel. Arbejdsgiver kan f.eks. bede medarbejderen udføre nye og eventuelt større opgaver, hvis de naturligt hører til stillingen.
Mindre ændringer, f.eks. mindre forskydning af arbejdstiden, kræver et passende varsel, der ofte vil være 14 dage
Væsentlige ændringer skal varsles med det opsigelsesvarsel, der er gældende for ansættelsesforholdet.
Det betyder i realiteten, at arbejdsgiveren opsiger ansættelsesforholdet på de gældende vilkår, og tilbyder fortsat ansættelse på de nye/ændrede vilkår, som eksempelvis kan være ændringer i løn eller andre vilkår i relation til løn, væsentligt ændrede arbejdstider eller flytning af arbejdsstedet.
Datapolitik for medarbejdere
En arbejdsgiver er i henhold til GDPR-reglerne forpligtet til at dokumentere indholdet af den organisatoriske datapolitik i virksomheden. En datapolitik vil give et samlet overblik over, hvilke GDPR-regler, der gælder i netop denne virksomhed, og medarbejderne vil vide, hvilke regler der gælder. Det skaber ro og forudsigelighed i virksomheden, og dermed tvister med Datatilsynet og risiko for dårligt omdømme vil kunne undgås.
Bruttolønsaftaler
En bruttolønsaftale er en aftale, der indgås mellem arbejdsgiver og en lønmodtager, om at lønmodtageren får et gode mod at gå ned i løn. Udgiften for arbejdsgiveren er den samme, om lønmodtageren får sin løn eller som et personalegode. For lønmodtageren kan det – i et vist omfang og under særlige betingelser – være en økonomisk fordel, da det gode, der stilles til rådighed, kan have en lavere skattemæssig værdi end lønnedgangen.
Typiske goder kan være tog- og buskort mellem hjem og arbejdsplads, fri telefon, massage. Et godt eksempel kan være at en lønmodtager ønsker at gennemgå et uddannelsesforløb, hvor arbejdsgiveren betaler de udgifter, der er forbundet til forløbet, og får den fordel, der er ved at lønmodtageren opkvalificerer sig fagligt.
Persondatapolitik
Persondatapolitikken beskriver, hvordan man i sin virksomhed generelt behandler personoplysninger, og hvilke rettigheder kunder og personale har.
Når en virksomhed indsamler personoplysninger om en kunde, skal virksomheden overholde oplysningspligten som følge af persondataforordningen og i et dokument om privatlivspolitik beskrive, dels hvad virksomheden skal oplyse, dels hvordan virksomheden behandler personoplysninger.
Oplysningspligtens omfang afhænger af hvilken virksomhed der er tale om og hvordan personoplysninger behandles.
Samtykkeerklæringer
En samtykkeerklæring er en skriftlig erklæring, der indebærer tilladelse til en bestemt handling.
Et samtykke kan være, at en arbejdsgiver i forbindelse med en ansættelse beder om tilladelse til at indhente en straffeattest. Arbejdsgiveren må ikke indhente en sådan uden tilladelse, men arbejdsgiveren kan afvise ansættelsen, hvis tilladelsen ikke gives.
Et andet eksempel kan være at en tilladelse til at anvende et foto, såvel i ansættelsesforhold som i samarbejdsforhold.
Endelig bør man altid opnå et samtykke til videregivelse af oplysninger til tredjemand.
Da samtykker i nogle tilfælde kan trækkes tilbage, er det vigtigt, at samtykket indgår i en skriftlig kontrakt.
Sygefraværssamtale
Hvis en medarbejder er syg over længere tid, har arbejdsgiveren pligt til at indkalde medarbejderen til en samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet.
Samtalen skal finde sted senest 4 uger efter den første sygedag. Hvis medarbejderen er i opsagt stilling og fratræder inden 8 uger fra den første sygedag, er der ikke pligt til afholdelse af sygefraværssamtalen.
Hvis medarbejderen ikke kan deltage fysisk i samtalen, er medarbejderen forpligtet til at deltage i samtalen telefonisk, hvis det er muligt. Udebliver medarbejderen uden lovlig grund fra en indkaldt fraværssamtale, kan det anses som en ulovlig udeblivelse og få ansættelsesmæssige konsekvenser.
Som arbejdsgiver bør man af bevismæssige hensyn indkalde medarbejderen til samtalen skriftligt, og derudover sikre sig dokumentation for, at medarbejderen har modtaget indkaldelsen.
Indholdet af samtalen skal være arbejdet – ikke en snak om sygdommen. Som arbejdsgiver må man ikke spørge ind til sygdommen, men hvis medarbejderen selv fortæller om den, må man naturligvis godt tale herom.
Formålet er, at I sammen finder en løsning på, hvordan medarbejderen kommer tilbage efter sygemeldingen.
Aftale om firmabil
Ifølge ansættelsesbevisloven skal løn og lønandele fremgå af en medarbejders ansættelseskontrakt. Hvis det er aftalt, at medarbejderen har firmabil, skal det indføjes i ansættelseskontrakten, at privatkørsel i en firmabil er en lønandel. Vi anbefaler, at en aftale om firmabil udarbejdes omhyggeligt, herunder om medarbejderen må anvende bilen privat og i hvilket omfang, hvad der skal ske ved ansættelsesforholdets ophør etc.
Nyere regler om vanvidskørsel gør det vigtigt at indskærpe for medarbejderne, der har firmabil, hvad reglerne for vanvidskørsel og konfiskation går ud på og de eventuelle mulige økonomiske konsekvenser herved, meget gerne skriftligt så der efterfølgende findes dokumentation for det.
Personalehåndbog
Hvad står der i en personalehåndbog?
En personalehåndbog supplerer ansættelseskontrakten og/eller overenskomsten og beskriver mere i detaljer de konkrete forhold på en konkret arbejdsplads, herunder hvilke rettigheder og pligter, der gælder for medarbejderne..
Arbejdsgiveren har ret til at fastsætte regler om eksempelvis alkohol, brug af e-mails, internet og sociale medier, arbejdsmiljø, feriefridage, pauser, sygdom etc.
Whistleblowerpolitik
Hvad er en wistleblowerordning?
Krav om at have en whistleblowerordninger har hidtil kun været gældende for virksomheder med flere end 250 medarbejdere, eller for virksomheder omfattet af anden lovgivning f.eks. finansielle virksomheder. Nu er reglerne udviddet, og kommer fra 17. december 2023 også til at gælde virksomheder, der har mere end 50 ansatte.
En whistleblowerordning er et system, der sikrer, at en medarbejder i virksomheden enten fortroligt, eller anonymt, kan indberette problematiske forhold, det kan fx være svindel, seksuelle krænkelser eller magtmisbrug.
Hvis der er under 250 ansatte, kan virksomheden være en del af en fælles whistleblowerordning.
Vi samarbejder med flere virksomheder, der stiller whistleblowerordninger til rådighed.
Personalepolitik
Personalepolitik er en beskrivelse af de konkret overordnede forhold, der gælder i en konkret virksomhed og vil ofte være beskrevet i en personalehåndbog.
Politik for registrering af arbejdstid
Fra den 1. juli 2024 er det et krav, at alle medarbejdere skal registrere deres arbejdstid. Dette er dog et udgangspunkt med modifikationer, da visse medarbejdergrupper kan være undtaget. Ikke desto mindre, så bør alle virksomheder udarbejde en såkaldt “arbejdstidsregistreringspolitik” for at sikre overholdelse af lovgivningen.
En arbejdstidsregistreringspolitik bør både identificere de forskellige medarbejdertyper, beskrive hvad og hvordan der registreres, sikre overholdelse af GDPR m.fl. ligesom der skal udarbejdes tillæg til ansættelseskontrakter.
